먼저 알려드립니다
이 글은 일반적인 정보를 정리한 것이며 법률 자문이 아닙니다. 금액이 크거나 분쟁 가능성이 있는 계약이라면 반드시 변호사 등 전문가의 확인을 받으시고, 기관에 제출하는 서류는 해당 기관이 요구하는 방식을 미리 문의하세요.
용어부터 정리합시다
많은 사람이 ‘전자서명’과 ‘공인인증서’를 같은 말처럼 쓰는데, 실제로는 층위가 다릅니다.
전자서명 — 가장 넓은 개념
전자적 형태로 서명 의사를 표시하는 것 전체를 가리킵니다. 태블릿에 손가락으로 그린 사인, 이미지로 만든 사인, 인증서 기반 서명이 모두 전자서명의 한 종류입니다.
공동인증서 — 인증서 기반 전자서명의 하나
예전에 ‘공인인증서’라 부르던 것입니다. 암호 기술로 누가 서명했는지와 서명 후 내용이 바뀌지 않았는지를 검증할 수 있습니다.
이미지 사인 — 손글씨를 그림으로 만든 것
종이에 하던 서명을 화면으로 옮긴 것입니다. 시각적으로는 똑같지만, 본인이 했다는 것을 기술적으로 증명하는 장치는 없습니다. 이 점이 핵심 차이입니다.
2020년에 무엇이 바뀌었나
2020년 12월 개정 전자서명법이 시행되면서 공인인증서 제도가 폐지되었습니다. 오해가 많은데, 인증서가 없어진 게 아니라 ‘공인’이라는 특별한 지위가 없어진 것입니다.
- 기존 공인인증서는 공동인증서로 이름이 바뀌어 그대로 쓰입니다.
- 카카오, 네이버, PASS, 금융인증서 등 민간 인증서도 동등한 지위를 갖게 되었습니다.
- 어떤 방식을 쓸지는 원칙적으로 서비스 제공자와 이용자가 정하게 되었습니다.
또 하나 알아둘 것은, 우리 법이 전자적 형태라는 이유만으로 문서나 서명의 효력을 부정하지 않는다는 원칙을 두고 있다는 점입니다. 종이가 아니라서 무효라는 논리는 성립하지 않습니다.
그래서 이미지 사인은 효력이 있나
당사자가 그 방식에 합의했다면, 일반적인 계약 문서에서는 널리 통용됩니다. 실무에서 발주서, 용역 계약, 회사 내부 결재, 각종 신청서에 이미지 사인이 쓰이는 이유입니다.
문제는 효력이 아니라 증명입니다. 나중에 상대방이 “나는 서명한 적 없다”고 주장하면, 이미지 사인은 그 자체로는 반박 근거가 되기 어렵습니다. 이미지 파일은 복사·붙여넣기가 가능하고, 누가 언제 넣었는지 기록도 남지 않기 때문입니다.
그래서 이렇게 정리할 수 있습니다.
- 서로 신뢰하는 관계, 금액이 크지 않은 문서 → 이미지 사인으로 충분합니다.
- 분쟁 가능성이 있거나 금액이 큰 계약 → 인증서 기반 전자계약 서비스를 쓰는 편이 안전합니다.
- 법령이나 기관이 특정 방식을 요구하는 절차 → 선택의 여지가 없습니다. 그 방식을 따라야 합니다.
상황별로 무엇을 써야 하나
| 상황 | 권장 방식 |
|---|---|
| 회사 내부 결재, 품의서 | 이미지 사인 |
| 거래처 발주서, 견적 확인 | 이미지 사인 |
| 각종 신청서, 동의서 | 이미지 사인 (기관이 인정하는 경우) |
| 프리랜서 용역 계약 | 이미지 사인 또는 전자계약 서비스 |
| 부동산 임대차 계약 | 전자계약 서비스 또는 대면 서명 |
| 금융 거래, 대출 | 기관이 지정한 인증 수단 |
| 관공서 민원 신청 | 기관이 지정한 인증 수단 |
표는 일반적인 경향일 뿐입니다. 같은 종류의 문서라도 상대방이나 기관에 따라 요구가 다릅니다. 가장 확실한 방법은 문서를 받은 곳에 “서명 이미지로 넣어서 보내도 되나요?”라고 한 번 물어보는 것입니다.
이미지 사인을 쓸 때 지킬 것
- 서명 파일을 남에게 주지 않습니다. 파일 하나면 누구든 다른 문서에 같은 사인을 넣을 수 있습니다. 완성된 문서만 전달하세요.
- PDF로 변환해서 보냅니다. 워드나 한글 파일로 보내면 상대가 서명을 클릭해 옮기거나 다른 문서로 복사할 수 있습니다.
- 공용 컴퓨터에 파일을 남기지 않습니다. 작업 후 다운로드 폴더를 확인하고 지우세요.
- 서명한 문서를 이메일로 주고받은 기록을 남겨둡니다. 날짜와 발신 기록이 있으면 나중에 정황 증거가 됩니다.
- 중요한 계약이라면 서명 방식을 계약서에 명시합니다. “본 계약은 전자적 방법의 서명으로 체결한다”는 조항 하나가 분쟁을 줄여줍니다.
사인메이커는 어디에 해당하나
사인메이커는 이미지 사인을 만드는 도구입니다. 인증서를 발급하거나 신원을 확인하는 기능은 없습니다.
대신 서명 데이터가 이용자의 브라우저 밖으로 나가지 않습니다. 그린 서명이 서버로 전송되거나 저장되는 일이 없으므로, 누군가의 서버에 내 사인이 남아 있을 걱정은 하지 않아도 됩니다. 자세한 내용은 개인정보처리방침에 정리해 두었습니다.
자주 묻는 질문
- 공인인증서가 없어졌다는데 왜 아직 쓰나요?
- 없어진 것은 ‘공인’이라는 우월적 지위이지 인증서 자체가 아닙니다. 이름이 공동인증서로 바뀌었을 뿐 발급과 사용은 그대로입니다.
- 스캔한 사인과 화면에서 그린 사인 중 어느 쪽이 낫나요?
- 법적 성격은 같습니다. 다만 화면에서 그린 쪽이 배경이 깨끗하고 해상도를 원하는 만큼 올릴 수 있어 결과물이 훨씬 낫습니다. 스캔본을 다듬는 방법은 이 글에 정리했습니다.
- 상대방이 이미지 사인을 못 믿겠다고 합니다.
- 그럴 때는 전자계약 서비스를 쓰는 게 맞습니다. 본인 인증과 서명 시각 기록이 남아 상대방도 안심할 수 있습니다. 무리하게 이미지 사인을 고집할 이유는 없습니다.
- 도장(인감)을 이미지로 만들어 써도 되나요?
- 일반 문서라면 서명과 같은 논리가 적용됩니다. 다만 인감증명서가 필요한 절차에서는 이미지 도장이 인정되지 않습니다. 인감은 관공서에 등록된 실물 도장을 찍고 증명서를 첨부해야 합니다.